Se você realiza a gestão de frota, sabe que é necessário muita atenção, responsabilidade e planejamento para que as tarefas do dia a dia sejam executadas da maneira correta e trazendo bons resultados para o negócio.
Ao gerir esse departamento, você, provavelmente, vai se deparar com diversas questões que precisam ser corrigidas, tais como falhas em processos, etapas não cumpridas, burocratizações, desperdícios, entre outras.
O desafio é grande, mas nada é tão gratificante para a gestão de frota quanto o setor funcionamento corretamente, de forma estratégica, ágil e integrada. Por isso, no artigo de hoje, trouxemos algumas dicas para evitar erros, aumentar a produtividade e, consequentemente, melhorar o ambiente de trabalho. Confira a seguir.
1. Não criar uma política de gestão de frota
Todo departamento deve ter regras e premissas que regem o trabalho. Ao criar políticas específicas, é possível padronizar os serviços, além de ficar mais fácil avaliar o desenvolvimento dos funcionários. É por meio da política que se definem os valores e os processos que permeiam a convivência e o trabalho diário.
Ela possibilita, ainda, ganhos quanto à comunicação com a equipe, redução de custos, além de proporcionar outros benefícios indiretos para a gestão de frota da empresa.
2. Gestão de documentação e multas ineficiente
Trabalhar com gestão de frota exige organização, já que a parte administrativa do trabalho é burocrática e depende de muita cautela e atenção.
Organizar e deixar em dia a documentação dos veículos é fundamental para que não haja problemas futuros e gastos desnecessários.
Sobre as multas, é preciso definir na política interna quem irá se responsabilizar por elas, como funcionará o pagamento, se existem critérios e exceções, além de lembrar de sempre as conferir e pagá-las em dia.
3. Falta de um plano de gerenciamento de rotas
É também papel do responsável pela gestão de frota, estudar as melhores rotas a fim de contribuir com a agilidade do serviço, a segurança da carga e dos colaboradores, a diminuição dos custos com combustível e manutenção, entre outros fatores.
Não fazer isso e não rever frequentemente a melhor roteirização pode gerar problemas como atrasos, queda de produtividade e gastos excessivos.
4. Deixar de realizar manutenção preventiva
No planejamento da operação, deve conter a manutenção preventiva e corretiva. Checar os motores, a parte elétrica e todos os recursos para um bom funcionamento dos veículos é uma medida essencial para evitar gastos e imprevistos no meio do trabalho.
Para evitar problemas, aconselha-se revisão periódica nos veículos com um profissional de confiança da empresa, além de um checklist padrão realizado pelos próprios funcionários antes da saída com o carro.
5. Falha no controle de gastos
Mensalmente, o departamento terá gastos diversos, sejam eles fixos ou não. O importante é acompanhar de perto quanto e com o que está sendo gasto. Sempre que essa revisão é feita, é possível encontrar brechas para diminuir os custos desnecessários, sem interferir na qualidade do trabalho e do atendimento ao cliente.
Atente-se ao número de funcionários, se realmente todos são necessários; preço de combustível, manutenção, insumos, etc. Avaliar o custo-benefício de todas as ações é sempre fundamental para alcançar melhor custo-eficiência e não perder o controle do orçamento.
6. Não considerar a terceirização de frota
Ao contrário do que alguns gestores pensam, contratar uma frota terceirizada não significa perder autonomia, mas sim garantir que o se tempo seja empregado com tarefas estratégias para melhorar o desempenho do setor e da empresa.
Ao optar por trabalhar nesse formato, é possível diminuir gastos com os veículos, manutenção, multas, renovação, entre outras atividades, já que essas questões deverão ser responsabilidades da empresa terceirizada.
Para isso, é válido rever a dinâmica do setor e fazer um panorama geral, com prós e contras. Contar com uma empresa parceira confiável e que tenha os valores e objetivos alinhados com a sua instituição também é primordial.
Você ficou interessado em entender mais sobre a terceirização e comparar o que é mais viável para o seu negócio? Acesse o site da Maestro Frotas e descubra como podemos ajudar você!
