Gerenciar uma frota requer, entre outras coisas, expertise e organização. Quanto mais veículos, maior a responsabilidade e os desafios para que o dia de trabalho seja concluído com sucesso e sem surpresas indesejadas. Nesse contexto, para facilitar a rotina da operação e padronizar determinadas ações, é recomendado instituir uma política de utilização de frota.
Neste artigo, saiba mais sobre o que é e como adotar a política de utilização de frota em sua empresa. Acompanhe.
O que é política de utilização de frota?
Se você é gestor ou trabalhar no ramo, a política de utilização de frota pode transformar positivamente o seu departamento e a operação da empresa. Trata-se de um documento contendo todas as diretrizes e os procedimentos que devem ser seguidos não apenas pelos motoristas, como também laudas envolvendo gestão e procedimentos internos do setor.
Uma política de frotas bem planejada é a base de uma gestão inteligente, que permite motivar uma conduta adequada dos colaboradores, de acordo com as expectativas da empresa. Ela facilita a comunicação e o relacionamento entre os membros da equipe, possibilita diminuição de custos, além de trazer outros benefícios indiretos para a gestão de frotas da organização.
Como criar uma política de utilização de frota?
Antes de definir todas os tópicos desse documento, é recomendado que algumas reuniões sejam realizadas com toda a equipe. Reúna os colaboradores da manutenção, os motoristas e os demais envolvidos e leve em consideração a opinião da maioria, sanando dúvidas e esclarecendo os benefícios que essas diretrizes trarão para o trabalho de todos.
Outras questões importantes para serem abordadas são:
- Quais os principais problemas enfrentados no dia a dia?
- Qual deve ser a finalidade de uso de cada veículo da frota?
- O que os funcionários gostariam de ver devidamente regulamentado para melhorar sua prática cotidiana?
- Onde estão os maiores desperdícios?
Essas e outras questões devem ser discutidas em conjunto para que nenhum ponto fundamental seja esquecido e, principalmente, para que a política realmente faça sentido e seja uma base viável para o departamento.
Na hora de montar a sua política de utilização de frotas, leve, também, em consideração:
1. Clareza
O grande erro de muitas políticas internas é não ser clara o suficiente. Não se preocupe em apresentar longos textos com palavras rebuscadas. Nesse caso, a preocupação deve estar em ser claro e direto, fazendo com que todos os colaboradores realmente entendam cada orientação do documento.
2. Metas e resultados
O objetivo do setor deve nortear a política de frota. Por exemplo, se o intuito principal é o de reduzir os custos, é preciso criar estratégias para que isso seja possível. Como isso pode ser feito? Uma das medidas é reduzir ou proibir a utilização dos veículos para fins particulares, por exemplo.
3. Leis de trânsito
Na política de frota, é necessário evidenciar que, além das exigências e dos critérios internos, as leis de trânsito, naturalmente, devem ser seguidas. Caso contrário, além de multas, penalidades administrativas também podem ser consideradas. É preciso que todas as regras e exceções estejam bem claras nesse ponto.
4. Divulgação
Faça a divulgação e garanta que todos os colaboradores tenham acesso a esse documento. Para isso, utilize os canais de comunicação interna, relembre constantemente em reuniões algumas regras e, se necessário, faça treinamentos e outras ações para garantir que todos tenham conhecimento sobre as regras, e as apliquem na rotina laboral.
5. Atualização
Não é necessário e nem aconselhável mexer na política de utilização de frota diariamente, mas é importante atualiza sempre que preciso.
E na sua empresa, já foi instituída uma política de utilização de frota? Como essa questão é tratada em seu negócio? Contribua, deixe sua mensagem nos comentários!