Todo gestor ou empresário, em diferentes momentos, acaba se perguntando: quanto custa minha frota? Quem opta pelo modelo de frota própria, por vezes, leva em consideração apenas os custos mais visíveis, como aquisição dos veículos e gastos variáveis relacionados ao seu funcionamento.
Entretanto, há diversas despesas a serem consideradas para saber quanto custa sua frota. Essa análise regular é fundamental para maximizar a lucratividade e otimizar a eficiência da operação. Compreender seus custos reais é, também, essencial para uma melhor visão sobre os gastos e a performance operacional e para basear suas decisões em dados confiáveis.
Continue a leitura para saber quanto custa sua frota própria e quais são os principais pontos a serem considerados nesse cálculo.
Afinal, quanto custa sua frota?
Para saber com precisão quanto custa sua frota, é necessário avaliar custos diretos e indiretos. Isso significa se aprofundar em valores que, por vezes, não são levados em conta ao analisar os gastos com uma frota própria. Entre eles, temos:
Aquisição dos veículos
O valor mais facilmente relacionável ao custo da frota é, justamente, o investimento na compra dos veículos. No entanto, é preciso elencar mais do que o valor nominal de sua aquisição. Deve-se considerar, também, a forma de pagamento utilizada.
Afinal, os custos de um financiamento são diferentes daqueles registrados em quitações feitas à vista.
Valor total de compra com financiamento
Quanto a esse aspecto, não deixe de incluir no cálculo de quanto custa sua frota os juros de financiamento, que são negociados junto ao agente financeiro (como bancos e financeiras).
E, além da taxa de juros aplicada, lembre-se de que normalmente são adicionados ao valor das parcelas a serem pagas mensalmente outros custos como o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF) e a Taxa de Abertura de Crédito (TAC).
Por exemplo, considere um veículo zero km de R$ 40.000,00, cujo valor total será financiado no prazo de 36 meses. Em uma simulação online, com uma taxa de juros de 1,3% ao mês e IOF de R$ 686,67, o custo total final chegaria a R$ 51.206,40.
Custo de oportunidade
Na situação hipotética apresentada, consideramos o custo da aquisição do veículo 100% financiado, sem valor de entrada. Mas e se você optar pela compra com recursos próprios? O valor, naturalmente, será diferente. Contudo isso não quer dizer que o custo do veículo será apenas o seu valor nominal.
Isso porque é preciso considerar o custo de oportunidade. Esse diz respeito ao que sua empresa pode perder ao fazer determinada escolha.
No caso, ao optar pela compra de veículos com recursos próprios, sua empresa pode perder a oportunidade de ampliar seu portfólio de serviços ou melhorar sua eficiência por meio do aperfeiçoamento de processos internos. Além disso, corre o risco de ficar sem recursos para lidar com alguma mudança de mercado.
Ativação e desativação
Ao comprar um veículo novo, há um intervalo de ativação entre a data de pagamento até o dia de entrega desse bem. Nesse período, a empresa já o adquiriu, mas não conta com o veículo à disposição em sua frota. Ou seja, arcou com o custo, mas não pode minimizá-lo ao usufruir do carro.
Existe também o período de desativação, que ocorre ao final do ciclo de uso dos veículos adquiridos. Ele pode durar muitos meses, dependendo do caso, por conta das negociações e da obtenção de documentação. Da mesma forma, é uma janela de tempo em que há um custo não evidente. Há um veículo sem uso, enquanto a empresa espera que o seu valor de venda esteja disponível em caixa.
Ambos os períodos, portanto, representam um custo para a empresa. Por isso, ele deve ser considerado para compreender quanto custa sua frota.
Depreciação
Com o passar do tempo, os bens de posse da sua empresa acabam sofrendo uma desvalorização. No caso dos veículos, isso também ocorre.
Ainda que você tenha uma rotina de manutenção e os veículos não sejam envolvidos em acidentes, é preciso saber que eles terão um valor diferente daquele que tinham ao saírem da concessionária. Essa diferença, que representa a desvalorização do ativo ao longo de sua vida útil, é chamada de depreciação.
Para calcular esse valor, você pode utilizar como referência a Tabela FIPE. Mas tenha em mente que determinados modelos alcançam maior aceitação comercial do que outros no momento da venda.
Para ficar mais claro, vamos considerar um exemplo com valor médio de depreciação anual de 13%. Neste caso:
- valor de aquisição: R$ 40.000,00;
- valor de venda (36 meses): R$ 26.340,00;
- valor de depreciação: R$ 13.660,00.
Impostos e documentação
Outro elemento que deve ser considerado para saber quanto custa sua frota é o valor dos impostos e taxas anuais para documentação e licenciamento de seus veículos.
Esse montante pode representar um gasto substancial para a sua frota. Veja um exemplo:
- valor de compra: R$ 40.000,00;
- tempo de uso: quatro anos;
- custo com IPVA no período (considerando 4%): R$ 1.053,60;
- custo DPVAT (ano): R$ 69,63;
- custo licenciamento: R$ 96,24;
- custo total de impostos e documentação no período: R$ 5.248,12.
Manutenção
Os veículos novos, geralmente, não exigem reparos ou manutenções por defeito ou mau funcionamento. Portanto, os gastos iniciais com manutenções corretivas tendem a ser baixos.
Para calcular quanto custa sua frota, você pode considerar um valor médio de manutenções necessárias para o período. Vale ter em mente que a tendência é que elas aumentem conforme a utilização dos carros e o passar do tempo.
Por exemplo, com rotinas mensais de manutenção, o custo seria de:
- primeiro ano de uso: R$ 200,00 mensais / R$ 2.400,00 anuais;
- segundo ano de uso: R$ 230,00 mensais / R$ 2.760,00 anuais;
- terceiro ano de uso: R$ 260,00 mensais / R$ 3.120,00 anuais;
- total: R$ 8.280,00.
Seguro
Outro valor que precisa ser considerado para saber quanto custa sua frota é aquele necessário para a quitação dos seguros.
Ele é variável, já que depende de diversos fatores para ser calculado. Apenas para ilustrar o impacto desse item nos custos da frota, considere um valor médio de R$ 1.600,00 anuais. Com isso, o custo ao final do terceiro ano será de R$ 4.800,00.
Custos administrativos
Para que o cálculo de quanto custa sua frota seja o mais preciso possível, é recomendado também adicionar à conta os gastos administrativos relacionados às horas de trabalho necessárias em todas as etapas, desde a cotação de compra até a venda dos veículos próprios.
Você pode analisar quantos colaboradores e quantas de suas horas de trabalho terão de ser dedicadas a essas rotinas.
Como era de se esperar, esse gasto varia. Contudo, você pode se surpreender com a maneira como os recursos estão sendo alocados. E, também, com o quanto de trabalho é necessário para isso.
Por exemplo, se três colaboradores são dedicados a essas tarefas, temos que:
3 x R$ 2.500,00 / mês (salário + encargos) = R$ 7.500,00/mês.
Se sua frota tem cem carros, então:
R$ 7.500,00 / 100 carros = R$ 75,00 mensais por funcionário e veículo.
Desmobilização
Embora a etapa de venda do veículo possa ser feita internamente, isso tende a demandar muito tempo e esforços das equipes. Consequentemente, leva mais tempo para que o valor da transação fique disponível em caixa.
Por isso, é comum a contratação de um parceiro para essa atividade, como empresas organizadoras de leilões, revendas de veículos, entre outros. O valor desse tipo de serviço também precisa ser considerado para determinar quanto custa sua frota.
Conclusão: então, quanto custa sua frota?
A partir dos exemplos trazidos, fica claro que o custo de uma frota vai bem além do valor nominal de compra de seus veículos.
Vimos que, para um carro novo comprado por R$ 40.000,00, é preciso considerar diversos outros custos relacionados. Ao final de três anos, teríamos os seguintes valores:
- juros do financiamento: R$ 11.206,00;
- ativação e desativação: R$ 2.856,00;
- impostos: R$ 5.248,12;
- manutenção: R$ 8.280,00;
- seguro: R$ 4.800,00;
- custos administrativos: R$ 2.700,00;
- depreciação: R$ 13.660,00.
Tudo isso resulta em R$ 48.570,12, ou R$ 1.349,16 mensais. Isso deixa claro que os gastos de um veículo próprio podem ser muito maiores do que você imaginava. Por isso, é tão importante colocar todos eles na ponta do lápis para saber exatamente quanto custa sua frota.
Ao fazê-lo, muitos gestores percebem que vale mais a pena optar pela terceirização completa ou parcial de sua frota. Tal alternativa, além de propiciar a redução de custos, possui outras vantagens.
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