Como gestor de frota, para onde vai a maior parte do tempo do seu dia? A verdade é que a falta de uma gestão de documentos da frota gera perda de energia, de tempo e de produtividade.
Assim, é possível que muitas horas do seu dia sejam destinadas a procurar documentos, buscar informações, lidar com dados descentralizados e localizar comprovantes. E isso vai além de digitar dados em planilhas e arquivar documentos com algum método.
Neste artigo, aprenda como fazer a gestão de documentos da frota. Boa leitura!
O que é gestão de documentos da frota?
Hoje em dia, qualquer empresa cria uma enorme quantidade de dados e documentos, seja nas relações internas, com os motoristas, ou nas externas, com clientes e fornecedores.
Afinal, a operação de uma frota envolve processos com diversas formalizações, comprovantes, registros e documentos. Isso torna os fluxos de trabalho mais complexos e, a sua administração, mais desafiadora. Por isso, é muito importante fazer a gestão de documentos da frota.
Isso diz respeito a gerenciar e garantir que toda a documentação relativa aos veículos, condutores, manutenção e outros fatores estejam em dia e em conformidade com a legislação para garantir a circulação da frota.
Também envolve processos e ações como coleta, organização, rastreio, uso e armazenamento correto de documentos, sejam físicos ou digitais.
Quais são as vantagens de fazer a gestão de documentos da frota?
Veja, abaixo, quais são as vantagens de fazer a gestão de documentos da frota:
- reduzir perdas e danos a documentos;
- diminuir custos diretos e indiretos;
- agilizar o processo de tomada de decisão;
- assegurar maior controle sobre atualização, prazos e data de validade de documentos;
- tornar mais rápido e fácil o acesso a documentos;
- aumentar a segurança das informações confidenciais e dos dados sensíveis;
- aumentar a produtividade e a eficiência na gestão e operação de frota;
- garantir a conformidade a leis e regulamentações aplicáveis e reduzir riscos legais;
- reduzir tarefas manuais e mais suscetíveis a erros;
- elevar a eficiência operacional e a produtividade.
Quais são os tipos de documentos da frota?
Os principais documentos que integram a rotina da gestão de frota são:
- Documentos dos veículos: Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV).
- Documentos de motoristas: em especial, Carteira Nacional de Habilitação (CNH) na validade e na categoria adequada para a operação da frota.
- Documentos de propriedade: no caso de frota própria, contrato de compra, nota fiscal, entre outros.
- Documentos de seguro: apólices de cada veículo, contratos, documentos para renovação, registro de sinistros, entre outros.
- Documentos de manutenção: registro de reparos, substituição de peças, compra de pneus, entre outros.
- Documentos de transporte: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Como fazer a gestão dos documentos da frota?
A gestão dos documentos da frota pode se tornar, facilmente, algo complexo e ineficiente, tomando grande parte do tempo produtivo do gestor de frota.
Por isso, é necessário buscar maneiras de realizar esse processo de forma otimizada. Confira, abaixo, cinco dicas para ajudá-lo nisso.
1. Revise seus processos atuais
Para identificar o que pode ser melhorado e o que precisa ser mudado, é importante, em primeiro lugar, mapear como a gestão dos documentos da frota é realizada hoje.
Em seguida, considere cada etapa do ciclo de vida de um documento e responda as perguntas abaixo:
- quais membros da equipe criam ou recebem esses documentos;
- como os documentos são armazenados e utilizados;
- quem tem acesso e pode fazer alterações nos documentos;
- como são controlados as datas e os prazos dos documentos.
2. Analise quais documentos podem ser utilizados no formato digital
Lidar com documentos físicos adiciona camadas de riscos, complexidade e dificuldade à gestão de documentos da frota.
Sendo assim, avalie se é possível converter parte deles para o formato digital, a fim de simplificar e agilizar os processos.
No transporte de cargas, por exemplo, há diversos documentos que podem ser utilizados nesse formato. Além de mais prático e seguro para o motorista, também agiliza as fiscalizações.
3. Utilize tecnologia para gestão de documentos da frota
Os volumes de documentos impressos demandam espaço, reduzem a produtividade e trazem riscos para sua conservação e custos na gestão de frotas.
A digitalização, por sua vez, ajuda a eliminar e manter sob controle esses fatores. Além disso, permite um maior ganho de eficiência e produtividade na gestão de documentos da frota.
Para ter uma ideia, conforme pesquisa internacional, 59% dos gestores de frota afirmaram que lidar com a papelada é um dos maiores desafios da sua rotina. Então, imagine o quanto o seu dia a dia poderia ser mais produtivo organizando melhor essa questão.
Atualmente, há diversos softwares que ajudam nisso. O melhor é que tudo fica salvo na nuvem e tem backup, sendo fácil recuperar as informações caso haja algum imprevisto. Além disso, é possível acessá-las de qualquer lugar.
4. Adote medidas de segurança
Na gestão de documentos da frota, é preciso ter atenção à segurança dos documentos e dos dados utilizados e armazenados. Isso é importante também para se manter em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), por exemplo.
Entre outras ações, recomenda-se treinar a equipe, manter sistemas atualizados e utilizar um antivírus completo.
5. Mantenha sempre a conformidade legal e regulatória
A gestão de frotas é uma atividade mediada por leis, normas e regulamentações. E tudo isso envolve documentos, prazos, padrões e atualizações em procedimentos.
Com o apoio de um sistema de gestão, torna-se mais simples automatizar tarefas, receber lembretes e garantir que tudo esteja conforme as obrigatoriedades. Isso evita multas e, também, inspira confiança, criando uma boa reputação no mercado.
Como você pôde ver, é possível ter uma gestão de documentos da frota mais eficiente e produtiva, além de reduzir gastos e desperdícios, inclusive custos ocultos, com os cuidados mencionados acima.
O conteúdo foi útil para você? Então, aproveite e confira o que são custos ocultos na gestão de frota e como reduzi-los!
