Manter o controle financeiro é fundamental para direcionar qualquer empresa para o sucesso. Entretanto, nem sempre é fácil fazer isso. Especialmente, quando não se utiliza tecnologia atualizada nem um mapeamento de processos que forneça insights para melhorias contínuas. E, claro, que também ajude a identificar os custos ocultos na gestão de frota.
Isso porque a falta de visibilidade e de controle, muitas vezes, mascara a situação financeira real da empresa. Assim, mesmo com um trabalho de redução de custos na operação, isso pode levar a gargalos no orçamento e margens negativas.
Afinal, sem conhecer os custos ocultos, não se consegue atuar sobre eles, que se tornam uma fonte de desperdício a comprometer os resultados.
Neste artigo, saiba o que são custos ocultos na gestão de frota e como reduzi-los. Acompanhe!
O que são custos ocultos?
Os custos ocultos são aqueles menos óbvios e mais difíceis de identificar. Eles não são mapeados no planejamento orçamentário nem aparecem claramente no controle de saída de caixa.
Por isso, também são conhecidos como gastos invisíveis, embora sua presença e impacto sejam reais.
Quais são os custos ocultos na gestão de frota?
Administrar uma frota de veículos envolve diversos custos ocultos potenciais, que podem impactar a performance financeira do negócio. A seguir, conheça alguns deles.
Perda de motivação e engajamento da equipe
Nesse caso, os colaboradores não atingem seu potencial máximo, deixando de gerar valor para a empresa, lacuna em que estão presentes custos ocultos associados a menor produtividade e eficiência.
Mau dimensionamento das necessidades do negócio
Qualquer excesso acaba gerando desperdício. Por exemplo, ter veículos excedentes na frota representa capital imobilizado desnecessariamente. Esse dinheiro poderia ser utilizado para escalar a operação e aproveitar as oportunidades. Isso acaba adicionando custos ocultos na gestão de frota.
Não aplicação das melhores práticas pelos condutores
Há tanto custos visíveis quanto ocultos quando o motorista utiliza, sem necessidade, a marcha lenta, fazendo com que o motor do veículo permaneça em funcionamento.
Esse tipo de comportamento leva ao aumento do consumo de combustível e ao desgaste do motor, o que reduz a vida útil do veículo e aumenta os custos de manutenção.
Depreciação veicular
Muitas empresas não se dão conta de que a depreciação da frota também representa custos ocultos.
A diminuição anual do valor de cada veículo varia, mas impacta a performance da operação e precisa ser considerada na gestão financeira.
Interrupção da operação por manutenções não programadas
Quando a rotina operacional é interrompida por conta de falhas nos veículos sua empresa perde oportunidades, enfrenta atraso nas entregas e gasta mais diante da urgência em reparar e reinserir o veículo na frota.
Tudo isso gera custos ocultos na gestão de frota associados a custos de oportunidade, além de outros mais visíveis, como o gasto com a troca de peças.
Roteirização ineficiente
Quando sua equipe não utiliza as melhores rotas, há geração de custos ocultos na gestão de frota. Afinal, sua empresa não opera com seu desempenho máximo, deixando de atender mais clientes.
Excesso de burocracia
O excesso de burocracia leva à perda de tempo com atividades que geram menos valor para o negócio. Portanto, há custos ocultos na gestão de frota envolvidos nisso.
Manutenção inadequada
A manutenção inadequada eduz a eficiência no uso do combustível em até 30%. Novamente, há custos ocultos na gestão de frota em função das oportunidades perdidas quando os veículos estão parados.
Falta de atualização na tecnologia utilizada
Sua empresa gera custos ocultos na gestão de frota quando deixa de utilizar tecnologias mais recentes, como a telemática e softwares de gerenciamento.
Por não monitorar aspectos da operação, como o comportamento dos condutores na estrada, perde-se a oportunidade de identificar maneiras mais eficientes de economizar combustível e evitar desgaste dos veículos.
Como reduzir os custos ocultos na gestão de frota?
Confira, abaixo, boas práticas para lidar com os custos ocultos identificados em sua gestão de frota.
Faça um mapeamento
Não podemos gerenciar o que não podemos ver. Isso é especialmente verdadeiro quando falamos em custos ocultos.
Por isso, para reduzi-los, primeiro é preciso detectá-los. Faça um mapeamento dos processos e dos custos associados às suas etapas, gerando um histórico e criando uma previsão a ser atualizada constantemente.
Faça avaliações de desempenho com frequência
Acompanhe e oriente a performance das equipes. Utilize esse momento de feedback para reconhecer as potencialidades e os resultados. Essa também é uma maneira de manter em alta a motivação e o engajamento dos colaboradores.
Utilize tecnologia de telemetria e roteirização
Com a telemetria veicular, você pode monitorar custos diretos e ocultos a partir do acompanhamento em tempo real sobre os veículos, o comportamento da equipe e demais aspectos. Afinal, sem esse olhar mais próximo, são gerados gastos adicionais.
Além disso, com as ferramentas de roteirização, você garante a otimização do tempo, da produtividade e da capacidade de atendimento aos clientes e de oportunidades.
Faça a terceirização de frota
Com a terceirização de frota, é possível reduzir tantos os custos visíveis quanto os ocultos. Os pontos positivos disso são:
- os custos são negociados e mantidos sob controle com o apoio do parceiro de terceirização;
- a frota está sempre atualizada e renovada;
- é mais fácil dimensionar corretamente a frota, sem ter veículos ociosos que geram gastos e sem faltar ativos para novas oportunidades;
- tem acesso a novas tecnologias por conta da parceria;
- reduz a carga de burocracia interna da empresa;
- facilita o controle do calendário de manutenções.
O conteúdo foi útil para você? Então, aprenda a controlar os custos da sua frota!
