A cada ano, realizar a administração de operações de frota se torna mais complexo, sendo desafiador fazer com que se tenha mais produtividade e eficiência com custos e riscos controlados. Felizmente, a tecnologia está avançando ao mesmo passo, por meio de soluções como o sistema de gestão de frota, que ajuda a fornecer uma resposta adequada às demandas mais urgentes dos gestores da área.
Esse tipo de tecnologia apoia de modo abrangente o trabalho da equipe de gestão de frota, fornecendo dados confiáveis e atualizados sobre os veículos, condutores e toda a operação. Isso permite que sejam gerados insights para desenvolver melhorias para otimizar e melhorar os resultados.
Neste artigo, saiba o que é um sistema de gestão de frota, como funciona e por que vale a pena ter um. Continue a leitura!
O que é um sistema de gestão de frota?
Um sistema de gestão de frota é, essencialmente, uma base de dados tecnológica especializada e centralizadora para registrar e realizar as tarefas diárias relativas à frota.
O que torna esses sistemas tão especializados é que eles têm inúmeras aplicações, todas envolvendo o tratamento de uma ampla gama de informações e dados coletados dos veículos, da administração e do comportamento dos condutores.
Portanto, essa é uma ferramenta que permite que o gestor de frota tenha ao seu alcance um panorama geral com informações relevantes sobre o desempenho da sua operação. Também possibilita que ele faça o registro de novos dados, acesse outros em tempo real e faça a geração de relatórios dos principais atributos que podem ajudar a melhorar a eficiência e a reduzir custos.
Como funciona um sistema de gestão de frota?
Um sistema de gestão de frota funciona, fundamentalmente, por meio de uma interface entre dispositivos instalados em cada veículo da frota, além de um software para captar, incluir e acessar informações administrativas e operacionais relativas à frota.
Cada vez mais, é comum que o sistema funcione com seus dados armazenados em uma plataforma baseada na nuvem, tornando-os facilmente acessíveis em tempo real e a partir de vários locais e dispositivos.
Além disso, esse tipo de ferramenta funciona a partir de módulos ou recursos que incluem:
- rastreamento e monitoramento de frota;
- telemetria veicular;
- planejamento e acompanhamento de rotas;
- controle de consumo de combustível;
- gestão de manutenção veicular;
- acompanhamento do comportamento do condutor;
- segurança e gestão de riscos (métricas como velocidade média, frenagem, etc., além de identificação de riscos físicos, a equipamentos, em rotas, etc.);
- acompanhamento de KPIs (indicadores-chave de desempenho);
- relatórios;
- atendimento ao cliente;
- acompanhamento e reconhecimento dos condutores.
Por que vale a pena ter um sistema de gestão de frota?
Implementar e utilizar estrategicamente esse tipo de ferramenta pode ser benéfico para frotas de todos os portes. Mesmo nas operações mais enxutas, são geradas diariamente grandes quantidades de dados que, sem uma centralização e tratamento, se perdem na operação sem atingir seu potencial de gerar inteligência na gestão de frota.
Além disso, o uso dessa tecnologia torna mais ágil e simples identificar oportunidades e gargalos para promover otimizações na eficiência, na produtividade e nos resultados gerais da operação de frota.
A seguir, descubra mais sobre os diversos motivos para ter um sistema de gestão de frota na sua empresa.
Visibilidade da operação para decisões mais assertivas
Os sistemas de gestão de frota proporcionam uma visibilidade ampla sobre todos os aspectos da operação. Ou seja, onde os veículos estão localizados, como seus motoristas estão se comportando na estrada, as condições de cada veículo utilizado, etc.
Com este nível de visibilidade, o gestor de frota pode tomar decisões mais rápidas e assertivas sobre questões como as rotas mais eficientes, quando é necessária a manutenção dos veículos, como aumentar a segurança da operação, entre outras.
Melhor administração do tempo para uma atuação estratégica do gestor de frota
Um dos principais benefícios que a implementação de um sistema de gestão de frota proporciona é a economia de tempo para o gestor da área.
Esse profissional tem um número crescente de responsabilidades, sendo que, muitas delas, repetitivas e burocráticas, podem ser simplificadas ou automatizadas com o apoio dessa ferramenta.
Dessa maneira, o gestor terá mais tempo para se dedicar a tarefas realmente estratégicas e que gerem valor para a empresa.
Redução de custos
Com o uso estratégico do sistema de gestão de frota, é possível identificar com mais facilidade e agilidade ineficiências, desperdícios e oportunidades de diminuição de gastos.
Isso ocorre de diversas maneiras, desde o acompanhamento mais metódico e preciso das necessidades de manutenção de cada veículo, evitando ter de arcar com valores maiores na manutenção corretiva de um problema já instaurado, até melhor controle do uso de combustível e da roteirização realizada.
Satisfação dos clientes
Os clientes estão cada vez mais exigentes, com tantas opções disponíveis no mercado, procuram aquelas que oferecem uma entrega com excelência e que seja confiável.
Ao utilizar um bom sistema de gestão de frotas e monitorar cada detalhe da sua operação, é possível promover melhorias para torná-la mais otimizada, repercutindo na satisfação dos seus clientes.
Melhor desempenho dos motoristas
Pela atividade descentralizada executada pelos motoristas, que passam boa parte do seu tempo produtivo distantes, pode se tornar desafiador para o gestor acompanhar e desenvolver ações para aperfeiçoar a sua performance.
Isso muda com a utilização do sistema de gestão de frota. Com ele, é possível acompanhar, muitas vezes em tempo real, como o trabalho é executado pela equipe na estrada, identificando eventuais comportamentos arriscados ou contraproducentes e agindo diretamente sobre eles.
Assim, é possível promover treinamentos mais assertivos, fazer avaliação de desempenho mais precisa e até mesmo desenvolver ações para reconhecer os profissionais que atingem metas ou que apresentam excelência em sua função.
Maior segurança
Com essa tecnologia, é possível elevar a segurança da equipe, dos veículos e das cargas transportadas.
Afinal, muitas contam com recursos de rastreamento, monitoramento e telemetria veicular. Com isso, além de identificar comportamentos de risco dos condutores que podem levar a incidentes na estrada, obtém-se visibilidade sobre a localização dos ativos, o que agrega novas camadas de segurança para a sua operação.
Acesso a dados que fornecem insights acionáveis
Como visto, esse tipo de sistema é capaz de coletar, centralizar e fornecer recursos para análise de grandes volumes de dados. A partir de seu cruzamento e visualização em relatórios ou dashboards, o gestor consegue extrair deles inteligência para gerar insights acionáveis para melhorar indicadores de produtividade, eficiência e controle de custos na operação.
O conteúdo foi útil para você? Então, confira por que a integração de dados é fundamental na gestão de frota!
