Um grande desafio para a gestão de frota, especialmente na administração de veículos pesados, está em manter a regularidade dos documentos obrigatórios. Afinal, é preciso lembrar de que a documentação de veículos não se restringe somente à sua emissão pontual, como também aos demais procedimentos que envolvem manter a integridade, regularização e utilização desses registros.
A responsabilidade da documentação de veículos em frota pesada, felizmente, já conta com ferramentas que facilitam a sua organização. No entanto, mesmo assim, ainda existem empresas que mantêm suas gestões de frotas sem a modernização ideal desses recursos. Com isso, a documentação dos veículos pode sofrer com erro humano e, até mesmo, gerar informações imprecisas sobre a regularidade da frota de veículos pesados, o que poderá resultar em uma série de problemas para a frota e para a empresa.
Para evitar este tipo de cenário, confira, a seguir, dicas de como manter a organização e quais os documentos principais para uma gestão responsável também desse elemento mais burocrático. Independentemente de seu escopo ou do tamanho de sua frota de veículos pesados, você saberá mais sobre como promover um ambiente organizacional ideal e até mesmo otimizar a performance de sua gestão com isso.
Digitalização de documentação de veículos em frota pesada
Muitas vezes, subestimamos o espaço físico que a documentação dos veículos da frota ocupa. A produtividade também é indiretamente prejudicada, uma vez que se perde tempo em acessar esses documentos. Isso sem contar o fato de que documentos impressos estão sujeitos a acidentes, perda de legibilidade e extravios em caso de sua utilização.
Manter a documentação de veículos digitalizada – e, dependendo do documento, certificada com assinatura digital -, entretanto, ajuda na organização e otimização de suas operações e a trazer mais segurança no armazenamento e manejo desses documentos.
Inclusive, com um sistema implementado que permita o rápido acesso a esses documentos, sua frota de veículos pesados pode simplificar processos. Notas fiscais de cargas e notas de prestação de serviço, por exemplo, podem ser pesquisadas prontamente de maneira remota, tornando o trabalho mais ágil e a rotina mais produtiva.
Administração do tempo de armazenamento da documentação de veículos pesados
A frota de veículos pesados gera toda uma sorte de documentos, sejam eles dos veículos, dos serviços prestados ou dos motoristas e profissionais contratados. Por isso, é necessário que o gestor de frota fique atento também ao tempo que cada documento necessita ser mantido, seja para conferência, declaração de imposto ou garantias.
A seleção da documentação de veículos pode ser pensada de acordo com esta temporalidade. Uma escritura da garagem da frota ou PIS, por exemplo, são permanentes. Extratos bancários e IPVA precisam ser mantidos por cinco anos. Já documentos mais pontuais, como recibos de aluguel e notas fiscais, devem ter sua guarda até a finalização do contrato ou garantia.
Novamente, é possível utilizar a tecnologia como uma aliada, por meio de um sistema que ofereça monitoramento desses períodos de armazenamento ou até mesmo alerta de prazos para renovação ou revalidação de algum documento pontual.
Estabelecimento de diretrizes que beneficiem o fluxo da documentação
O transporte de documentos, quando realizado de maneira organizada e seguindo parâmetros rígidos, pode facilitar as atividades administrativas de sua gestão. Por isso, estabelecer uma boa política de uso desses documentos e alinhá-las com toda sua organização é a solução ideal para evitar perdas ou desencontro de informações pertinentes à documentação de veículos.
A solicitação de determinados documentos pode ser liberada para consulta e uso de colaboradores. Já outros documentos precisam ter um acesso restrito, ordenado pela gestão. Saber elencar as diretrizes e tornar o processo de solicitação claro faz com que a gestão ganhe em sua performance e possa expandir a qualidade de suas demais atribuições.
A responsabilidade de documentação de veículos em uma frota pesada terceirizada
Como vimos, a administração da documentação é uma etapa burocrática que pode demandar bastante tempo e dedicação do gestor de frota, fazendo com que ele não consiga focar em decisões e planejamentos mais estratégicos.
Para evitar esse gargalo, é possível também terceirizar esse trabalho com um parceiro especializado. Em um serviço de terceirização focado nas necessidades de seus clientes, como o da Maestro Frotas, a gestão de multas e de documentação, além de outras demandas, também podem ser executadas pelo fornecedor.
Você gostaria de obter mais dicas sobre como facilitar sua gestão de frota pesada? Acompanhe nosso blog e saiba como expandir sua operação e ainda diminuir seus custos, tornando sua gestão mais competitiva e estratégica!
08/19/2021
