Algumas vantagens em permitir que os usuários façam uso de veículo da empresa fora do horário comercial levam muitas empresas a adotarem essa prática. No entanto, para que essa postura seja verdadeiramente positiva para os negócios é preciso estar atento a algumas práticas de controle e gestão.
Isso porque, embora contribua para uma melhor logística e gere economia com estacionamento para as empresas pequenas, essa permissão pode resultar em aumento de custos e riscos à reputação da empresa caso não seja bem monitorada.
Nesse cenário, a ausência de ferramentas que permitam organizar as operações pode ser a principal vilã. Entenda a seguir como a administração correta do uso de veículo fora do horário comercial pode ajudar a sua empresa a economizar e conduzir essa prática da melhor forma possível!
Como controlar o uso de veículo da empresa fora do horário comercial?
Tenha regras claras e formalizadas
Quando o funcionário utiliza o veículo da empresa fora do horário comercial, seja por questões de logística ou preferência da companhia, é preciso estabelecer regras claras sobre esse uso. Isso ajuda a empresa a cobrar uma postura correta dos colabores e evitar problemas futuros com a má utilização dos automóveis.
A melhor maneira de fazer isso é através de um documento oficial que descrimine as responsabilidades e obrigações dos funcionários com os veículos. Esse documento deve estar de acordo com a Política de Frotas da empresa e estabelecer algumas normas, entre elas:
• o período de tempo permitido para a utilização do veículo;
• o limite de velocidade permitido;
• as localidades permitidas;
• os principais cuidados com a conservação e a manutenção do veículo.
Tendo claras essas regras, através de um acordo formal, a empresa ganha mais segurança para exigir uma boa postura dos funcionários e alertá-los diante de condutas equivocadas que possam acarretar em prejuízos como gastos excessivos com combustível, danos no veículo ou utilização de veículo identificado em locais inadequados.
Esteja ciente das responsabilidades da empresa
Ao fornecer veículos das empresas para os funcionários, o gestor precisa ter consciência sobre as responsabilidades da companhia diante dessa permissão. Se o veículo for oferecido para o funcionário se deslocar de casa para o trabalho, por exemplo, não existe a obrigatoriedade de fornecer o combustível, que passa a ser de responsabilidade do colaborador.
No entanto, se o veículo for utilizado para exercer atividades relacionadas ao trabalho, como visitas a clientes e viagens corporativas, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) exige que sejam cumpridas algumas obrigações legais. Isso significa arcar com os gastos com combustíveis e com a manutenção e revisão do carro. Essas atribuições devem ser conferidas com o setor jurídico da empresa e respeitar rigorosamente o que prevê a CLT.
Monitore o uso de forma eficiente
Depois de garantir o cumprimento das responsabilidades da empresa diante do fornecimento dos carros e estabelecer as regras com os funcionários, é preciso monitorar o uso dos veículos através de dados atualizados e confiáveis. Para realizar um monitoramento verdadeiramente eficaz é recomendado contar com um sistema de rastreamento veicular que ofereça todas as ferramentas necessárias para essa tarefa.
Um bom sistema para controlar o uso de veículo da empresa fora do horário comercial irá fornecer dados como:
• eventos de telemetria, como acelerações e desacelerações, curvas bruscas, etc.
• uso de combustível
• dados de localização
• itinerários percorridos pelos motoristas
• ocorrência de infrações
Com o registro dessas e outras informações essenciais fica muito mais fácil para a empresa analisar se as regras estipuladas estão sendo cumpridas e se existe qualquer tipo de má conduta por parte dos funcionários.
Conte com um bom sistema de gestão
Além de registrar os dados referente a utilização dos veículos, é fundamental contar com um bom sistema de gestão de frotas para analisar e administrar essas informações. Os softwares de gestão desempenham um papel importantíssimo na hora de controlar essas e muitas outras questões relacionadas a condução de uma frota empresarial.
Para entender como ferramentas de monitoramento e gestão podem otimizar os processos da sua companhia e aproveitá-las de forma eficiente, conte com a experiência e o profissionalismo da Maestro Frotas. Acesse nosso site, consulte um de nossos especialistas e descubra como nós podemos ajudar você e o seu negócio.
