A terceirização de frotas é uma prática que traz diversas vantagens para as empresas, como já falamos aqui. Mas na hora de encontrar a fornecedora mais adequada para as necessidades do seu negócio podem surgir dúvidas sobre quais critérios devem ser observados e se eles, de fato, atendem às suas demandas.
Nesse contexto, existem ferramentas que podem ajudar na busca por informações e facilitar o processo de escolha pelo melhor gestor de frotas para você e sua companhia. O RFI, RFP E RFQ são de grande auxílio nesse momento. Entender o que são esses documentos, qual a finalidade de cada e como utilizá-los é fundamental.
Nesse artigo nós te explicamos o que são o RFI, RFP E RFQ e qual a sua importância na terceirização de frotas. Confira a seguir:
Terceirização de frotas: o que é RFI, RFP E RFQ?
Antes de desvendar o significado de cada uma dessas siglas, é preciso entender que os três documentos que elas descrevem atuam de forma conjunta. Por conta disso, existe uma ordem a ser seguida na utilização deles, e é necessário que os três sejam empregados em sequência para que as soluções que se busca sejam encontradas. Cada documento representa, portanto, uma fase diferente a ser seguida.
RFI: colete todas as informações necessárias
O primeiro documento a ser considerado é o RFI, que é a abreviação de Request for Information e em tradução literal pode ser compreendido como pedido de informações. Como o nome sugere, ele serve para coletar informações sobre possíveis fornecedores de frota e é muito útil para conhecer melhor as empresas, suas estruturas e como elas trabalham – e tudo isso sem compromisso de negócio.
Os dados dos quais estamos falando, no entanto, não são apenas aqueles que podem ser encontrados em uma busca rápida no site das empresas. São informações específicas e sigilosas que podem ser decisivas na hora de escolher pela terceirização de frotas. Por conta disso, é necessário que se registre um acordo de confidencialidade entre a companhia que envia o RFI e a que irá respondê-lo.
Alguns exemplos de informações podem ser solicitadas através do RFI são:
• CNPJ, razão social e nome fantasia;
• Porte da empresa (faturamento, número de funcionários e clientes, tamanho da frota gerenciada)
• Filiais e onde estão localizadas;
• Regime tributário;
• Informações sobre credenciais e certificados de qualidade;
• Principais contratos em vigência nos últimos anos;
• Referências comerciais;
• Tempo de mercado.
RFP: exponha as suas necessidades
O RFP vem de Request for Proposal e é um tipo de pedido de orçamento – porém mais detalhado e eficiente. Assim como o RFI, ele é de suma importância para qualquer empresa que esteja pensando em terceirização de frota. Isso porque o uso do RFP ajuda a esclarecer, com as empresas para as quais se pediu informações anteriormente, quais os serviços necessários e quanto eles irão custar.
Detalhando para os gestores de frota quais são as suas necessidades e especificidades, elas irão devolver orçamentos detalhados e personalizados, que poderão ser comparados entre si e ajudarão na escolha da melhor fornecedora.
Esse processo não deve considerar apenas o preço, mas todas as especificações que estão sendo demonstradas. Quanto mais detalhadas forem as informações contidas na RFP, mais fácil será para o fornecedor entender o perfil da sua empresa e o que se está buscando. Por isso, alguns pontos devem constar na sua RFP, dentre deles:
• Prazo do contrato
• Quilômetros rodados mensalmente
• Região de atuação
• Potência e categoria dos veículos utilizados
• Necessidade de acessórios e personalização (adesivação, rastreador, alarme, etc)
RFQ: solicite propostas e escolha a melhor
Para finalizar o processo e escolher a melhor empresa de terceirização de frota para o seu negócio, o RFQ (Request for Quotation), ou pedido de cotação, deve ser enviado aos fornecedores que apresentaram as melhores respostas aos critérios que foram detalhados na RFP.
Aqui a conversa fica mais “séria” e devem ser adicionadas as especificações técnicas do produto ou serviço solicitado e os requisitos comerciais, como prazos e formas de pagamento, detalhando de forma ainda mais específica o que se está buscando. Assim, os fornecedores poderão elaborar e enviar o orçamento detalhado com as suas propostas.
Agora que você já sabe o que são RFI, RFP E RFQ e a importância deles na terceirização de frota, pode utilizá-los para buscar a melhor fornecedora para a sua companhia. Nós da Maestro Frotas estamos familiarizados com a resposta desse tipo de documento e fazemos questão de responder a todas as dúvidas e questionamentos dos nossos potenciais clientes. Acesse nosso site e saiba como podemos te ajudar.