A gestão de frota refere-se a uma variedade de processos e atividades das empresas que atuam com veículos comerciais, visando melhorar as operações, a eficiência e a eficácia de sua frota.
Dessa forma, qualquer organização que utilize esses veículos, sejam eles próprios ou terceirizados, deve envolver-se com a gestão de sua frota.
Isso inclui acompanhar e aperfeiçoar a utilização desses ativos, sua manutenção, produtividade, Retorno sobre Investimento (na sigla em inglês, ROI) e outros fatores que ajudem a empresa a operar com mais eficiência, com custos controlados e mais lucratividade.
Continue a leitura para saber mais sobre a gestão de frota, sua importância e tipos, além de obter dicas de como fazê-la na sua empresa!
O que é gestão de frota?
A gestão de frota é uma abordagem administrativa que permite às empresas organizar e coordenar veículos de trabalho com o objetivo de melhorar a eficiência e segurança, reduzir custos e fornecer conformidade com as legislações aplicáveis.
Portanto, ela se refere tanto a uma área quanto a diversas ações e processos que devem ocorrer para que uma frota funcione no prazo e no orçamento estipulados e com a máxima eficiência.
Também diz respeito tanto a questões estratégicas quanto operacionais e táticas da administração dos veículos e atividades relacionadas ao funcionamento da frota veicular.
Quais são os tipos de gestão de frota?
Há, basicamente, três divisões aplicadas à gestão de frota, sendo elas:
- gestão de ativos: refere-se aos próprios veículos da frota;
- gestão de insumos: abrange tudo aquilo que é necessário para a sua frota funcionar, incluindo, por exemplo, a administração eficaz do consumo de combustível;
- gestão do comportamento: engloba dados e informações a respeito do comportamento dos condutores da sua frota.
Dessa maneira, a gestão de frota deve ter um foco em assegurar que esses pilares estejam bem alinhados e funcionando da maneira planejada e com os melhores resultados possíveis.
Qual é a importância da gestão de frota?
Fazer a gestão de frota é muito importante para as empresas que atuam com veículos próprios ou terceirizados. Isso porque a sua correta administração impacta diretamente em indicadores importantes para o sucesso do negócio.
Sendo assim, a gestão de frota é importante para:
- aumentar a produtividade;
- manter a conformidade em relação à legislação;
- ter mais segurança e reduzir a incidência de acidentes;
- otimizar rotas e uso de recursos;
- reduzir a ociosidade dos veículos;
- controlar e diminuir custos;
- identificar e resolver possíveis gargalos operacionais;
- elevar a eficiência do negócio;
- promover o crescimento da empresa;
- ter mais competitividade no mercado.
Como fazer a gestão de frota?
Fazer a gestão de frota é planejar, organizar, controlar e otimizar processos tendo como base dados precisos.
Logo, isso envolve diversas atividades e ações, sendo que cada tarefa relacionada à propriedade, manutenção e operação de uma frota é considerada um elemento de sua gestão.
Sendo assim, para fazer a gestão de frota, é importante considerar a sua realidade, a do mercado e as melhores práticas e tendências para frotas veiculares mais eficientes.
Alguns passos ndcessários para isso são:
1. Fazer o diagnóstico da sua frota
Ainda que a sua organização não tenha uma gestão de frota completamente estruturada, antes de avançar nesse trabalho, é importante analisar onde a sua empresa está para projetar corretamente o que é preciso para ela chegar onde se deseja.
Alguns pontos importantes nessa etapa são:
- listar os veículos, características e dados cadastrais e de condições de funcionamento de cada ativo;
- relacionar suas práticas atuais de uso da frota e se há um calendário de manutenções (preventivas, corretivas e preditivas);
- identificar a quilometragem feita por cada veículo mensalmente;
- levantar dados como gasto de combustível, tamanho e orçamento destinado à equipe de condutores e outros;
- considerar se a tecnologia utilizada para apoiar a gestão de frota é adequada, eficiente e está atualizada;
- analisar as principais oportunidades e desafios, além de indicadores e dados relevantes para os resultados da gestão de frota e da própria empresa.
2. Estabelecer uma política de frota
A política de frota refere-se às normas e procedimentos a serem seguidos pela equipe, objetivando o correto uso dos veículos levando em conta a relação custo-eficiência.
Neste documento, devem constar os padrões operacionais para os diversos tipos de situações encontradas na rotina da equipe, responsabilidades, procedimentos relativos a multas e sinistros, checklists, além de questões relativas à vida útil dos ativos, o calendário de manutenções, etc.
3. Realizar a capacitação constante dos condutores
A gestão de frota tem nos veículos um pilar, mas, também, na equipe que os utiliza. Por isso, é fundamental promover iniciativas constantes de capacitação, contemplando questões como:
- legislação;
- direção segura e defensiva;
- tópicos de manutenção;
- cuidados com o transporte e procedimentos de conferência de carga e documentação;
- comunicação.
4. Utilizar a tecnologia sempre que possível
Mesmo uma frota mais compacta gera grandes quantidades de dados. A coleta e análise dessas informações pode ajudar a elevar sua produtividade e eficiência, obtendo economias.
Um software de gestão pode ajudar na roteirização, a programar e acompanhar a manutenção veicular, administrar os motoristas, analisar indicadores, entre outras rotinas do gerenciamento da operação e da própria frota.
Além disso, esse tipo de tecnologia fornece dados atualizados e confiáveis para aperfeiçoar e agilizar os processos de tomadas de decisões.
Outras soluções tecnológicas relevantes são as de rastreamento de veículos, análise comportamental de condução e gerenciamento de combustível.
Quem é responsável pela gestão de frota? Qual é o papel do gestor de frota?
Essa pode ser uma função interna, desenvolvida por um gestor de frota, ou uma posição terceirizada executada por um parceiro especialista em prover esse tipo de serviço. Ainda, é possível manter um gestor de frota interno para administrar as rotinas e o trabalho da empresa terceirizada.
O gestor de frota, normalmente, é responsável por organizar e supervisionar as operações diárias, bem como controlar custos e otimizações da frota e seus resultados.
Ele atua fazendo a interface com os condutores, monitorando indicadores, oportunidades de mercado, uso dos ativos e o orçamento associado à frota veicular.
Quando a empresa trabalha com frota própria, ele será responsável por todo o ciclo de aquisição dos veículos e da administração do seu ciclo de vida útil até a desmobilização. Nesse caso, o profissional acaba desempenhando também atividades mais operacionais e burocráticas.
Por esse motivo, há uma tendência de terceirização completa ou parcial, o que faz com que o gestor de frota atue mais estrategicamente e foque em oportunidades e atividades que gerem mais valor ao negócio.
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