Só podemos melhorar o que é controlável. Por isso, o controle de veículo de frotas é essencial para garantir os melhores resultados nas operações de frota das empresas.
No entanto, fazer esse controle é algo que demanda planejamento e monitoramento de diversos pontos. Com um trabalho consistente, voltado à melhoria contínua, é possível, entre outras coisas, reduzir custos, otimizar processos, elevar a satisfação do cliente e escalar o negócio.
Então, se você quer começar a fazer o controle de veículo de frotas, confira as dicas e boas práticas a seguir.
1. Identifique os aspectos centrais para o controle de veículo de frotas
Se quiser já de início controlar tudo, você acabará não conseguindo controlar nada com eficiência. Microgerenciar é algo que facilmente se mostra contraproducente e acaba focado apenas em métricas de vaidade – isso é, números “vazios” de valor, que não ajudam a tomar melhores decisões e que não representam fielmente o quadro de sua operação.
Portanto, para começar a fazer um controle de veículo de frotas relevante e útil, identifique as esferas centrais que gostaria de controlar na operação, as que terão um impacto importante e valioso para o momento atual. Normalmente, na gestão de frota, essas incluem despesas, prazos, disponibilidade (frota, motorista e de recursos), clientes e outras.
2. Digitalize seu controle de veículo de frotas
Embora alguns gestores não abram mão dos controles feitos manualmente, essa não é uma prática producente.
O preenchimento de documentos em papel consome tempo e cria margem para erros, o que prejudica ou inviabiliza um bom controle. Além disso, eles podem ser mais facilmente extraviados. Portanto, o recomendado é utilizar uma solução de software para registros, relatórios e suporte à tomada de decisão para um melhor controle de frota.
Além disso, a digitalização pode abranger outros pontos da operação. Pode-se começar com uma tecnologia de rastreamento, soluções para escalas e roteirização automatizadas, programação de manutenção de veículos e outras. Rapidamente, você deverá perceber que a tecnologia é uma grande aliada do controle de frota.
3. Alinhe expectativas com os motoristas
A menos que você informe e engaje os motoristas sobre o que precisa ser feito e o que deve melhorar, será bastante difícil atingir os resultados esperados. Portanto, uma das melhores maneiras de estabelecer controle de veículo de frotas é promover alinhamento junto aos condutores desses veículos.
Ao mesmo tempo, é indicado estabelecer metas que correspondam a essas expectativas. Ter uma visão clara dos objetivos os ajudará a entregar com maior precisão os resultados prioritários esperados pela empresa, o que contribui para um controle muito mais acurado e efetivo.
4. Defina e monitore KPIs
As métricas são essenciais para qualquer controle. Esteja você monitorando o andamento das entregas ou processando números para mapear os padrões de consumo de combustível, elas serão essenciais. Assim, para ter controle de veículo de frotas, crie KPIs e meça-os.
Com eles, você poderá obter uma visão geral ou insights aprofundados sobre o desempenho da frota, performance de cada veículo, custo por quilômetro, gastos operacionais e assim por diante.
Por meio dos KPIs, você pode criar também um programa de recompensa e reconhecimento para os motoristas, objetivando conquistar maior engajamento e motivação da equipe.
5. Tenha um plano de manutenção completo
Sem agir proativamente na manutenção, não se consegue manter um eficiente controle de veículo de frotas. Isso porque, nesse cenário, há grande imprevisibilidade, o gestor terá de lidar com indisponibilidade de veículos, maiores períodos de inatividade e os mais variados problemas na operação da frota.
Assim, desenvolver e seguir um plano de manutenção ideal, que contemple manutenção preventiva e preditiva é algo central para garantir o controle de veículo de frotas das empresas. Adotar checklists e promover treinamentos são ações de apoio importantes para se certificar de que todos os protocolos estão sendo seguidos.
Cabe salientar que, em uma frota terceirizada, esse demanda torna-se facilitada quando se contrata veículos já com serviços de manutenção regulares incluídos.
6. Faça o monitoramento de rotas
Monitorar rotas também é fundamental para o controle de veículo de frotas. A partir disso, o gestor poderá ter um panorama mais específico sobre a eficiência da operação, gargalos que estão drenando a produtividade por veículo e quanto cada um traz de retorno por quilometro rodado.
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