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Política de Gestão de Frotas: o que é e como fazer?

Política de Gestão de Frotas: o que é e como fazer?

Política de Gestão de Frotas é a base de uma gestão de frotas inteligente. Podemos dizer que se trata de um apanhado de diretrizes e procedimentos que todos os motoristas devem seguir, bem como o que define o adequado consumo de combustível, o tempo de operação e a vida útil de cada um dos carros, assim como qual é o intervalo adequado entre as manutenções.

Ainda, a Política de Gestão de Frotas deve trazer o padrão visual a ser aplicado nos veículos da frota, mitigar riscos judiciais envolvendo seus funcionários e terceiros e definir os procedimentos da companhia para lidar com cada tipo de situação que possa ocorrer com os veículos.

Com esse documento em mãos, o gestor de frotas terá o respaldo necessário para cobrar que os motoristas se portem da maneira correta e indicada pela Política de Gestão de Frotas e facilitar a rotina operacional da empresa. Dessa forma, ele garante que os veículos serão usados da melhor maneira, aumentando seu tempo de vida útil e reduzindo custos que poderiam ser gerados pela má utilização dos mesmos.

Por esse motivo, no post de hoje, vamos tratar sobre o que é a Política de Gestão de Frotas e como promovê-la em sua empresa. Acompanhe!

POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS: TODAS AS PARTES PODEM COLABORAR

A Política de Gestão de Frotas é um documento normativo em que o gestor e o motorista encontrarão as normas e os procedimentos adequados a seguir nas mais diversas situações.

Assim, você deve saber que a frota não é apenas do gestor, tampouco apenas do motorista. É preciso, portanto, levar em consideração a opinião de todos na hora de escrever o documento. A melhor maneira é organizar uma série de reuniões para tratar sobre diferentes tópicos, reunir todas as opiniões em ata e, posteriormente, passar a redação final do documento.

Por exemplo, faça uma reunião com a equipe de manutenção, e descubra quais os principais problemas e desafios que enfrentam no dia a dia. Analise o que os colaboradores gostariam de ver devidamente regulamentado para melhorar sua prática cotidiana. Anote tudo: na reunião com os motoristas, levante os pontos tratados no encontro anterior, e como eles podem melhorar ainda mais.

Serão necessárias várias reuniões, no entanto, é crucial que você as faça, pois o processo de escrita da Política de Gestão de Frotas deve ser colaborativo para que nenhum ponto fundamental seja esquecido ou fique de fora.

DEFINA E SEGMENTE OS TÓPICOS DE CADA REUNIÃO

Como vimos, para montar a Política de Gestão de Frotas da melhor maneira, você deve tornar a elaboração do documento um processo coletivo. Portanto, é preciso saber os pontos que vai regulamentar no documento para tratar em reuniões específicas com cada setor envolvido com a frota.

Por exemplo, ao tratar da manutenção dos veículos da frota, leve em conta a opinião de cada um dos envolvidos sobre o que deteriora mais nos veículos. Quais peças desgastam mais rápido e como podem ser utilizadas de forma mais eficiente? Grandes problemas são evitados pela simples manutenção de pequenas partes dos veículos. Sabendo quais são e as elencando na Política de Gestão de Frotas, você torna tudo mais prático.

Alguns dos tópicos comuns na Política de Gestão de Frotas das empresas são:

  • Responsabilidades de cada área da organização envolvida com a frota.
  • Categorização dos veículos.
  • Política de manutenções (preventivas e corretivas) da empresa.
  • Normas para a boa utilização da frota.
  • Política de multas e sinistros da companhia.
  • Checklist para ser aplicado a cada veículo.
  • Checklist para ser aplicado aos veículos quando eles retornarem à empresa.
  • Termo de responsabilidade.

TOME CUIDADO AO TRANSCREVER AS INFORMAÇÕES NO DOCUMENTO

Após a coleta de informações de todas as reuniões, você deve estar atento ao modo que serão sintetizadas e transcritas no documento em si. Apesar de parecer que tudo está concluído, essa etapa requer muita atenção. Afinal, muitas empresas erram ao elaborar uma política que deixa as informações expostas de forma complexa ou pouco claras. Assim, aqueles que precisam colocar em prática Política de Gestão de Frotas podem se confundir e não seguir suas diretrizes.

Tenha em mente que a redação final deve ser minuciosa e coerente. Assim, os objetivos e as propostas que você trabalhou para montar serão seguidas à risca e o funcionamento de sua frota de veículos vai ser otimizada.

O documento facilitará bastante a rotina do gestor de operações e frota da empresa. E então, pronto para começar a elaborar a sua Política de Gestão de Frotas? Se você tem alguma dúvida sobre o assunto, conte conosco! Deixe sua mensagem nos comentários ou entre em contato com a Maestro Frotas!

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